Statuts tels qu'amendés en Assemblée générale le 11 juin 2011
1. TITRE
1. 01 Le présent règlement peut être cité comme étant le Règlement général des Intellectuels pour la souveraineté (IPSO).
2. INTERPRÉTATION
2.01 DÉFINITIONS. À moins d'une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlements;
«acte constitutif» désigne le mémoire des conventions, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires de la corporation, les règlements adoptés en vertu des articles 21 et 87 de la Loi et les avis de l'article 32;
«administrateurs» désigne les membres conseil d'administration;
«dirigeants» désigne tout administrateur, membre du comité exécutif, officier, employé, mandataire ou tout autre représentant ayant le pouvoir d'agir au nom de la corporation;
«Loi» désigne la partie 3 de la Loi sur les compagnies ou tout amendement subséquent à cette loi;
«majorité simple» désigne cinquante pour-cent des voix exprimées plus une à une assemblée;
«règlements» désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements de la corporation en vigueur;
2.02 DÉFINITIONS DE LA LOI. Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s'appliquent aux termes utilisés dans les règlements.
2.03 RÈGLES D'INTERPRÉTATION. Les termes employés au singulier comprennent le pluriel et vice-versa, ceux employés au masculin comprennent le féminin et vice-versa, et ceux s'appliquant à des personnes physiques s'entendent aussi pour des personnes morales, notamment les sociétés et tous les autres groupements non constitués en corporation.
2.04 DISCRÉTION. Lorsque les règlements confèrent un pouvoir discrétionnaire aux administrateurs, ces derniers peuvent exercer ce pouvoir comme ils l'entendent et au moment où ils le jugent opportun dans le meilleur intérêt de la corporation.
2.05 ADOPTION DES RÈGLEMENTS. Les administrateurs peuvent adopter des règlements non contraires à la Loi ou à l'acte constitutif de la corporation et peuvent révoquer, modifier ou remettre en vigueur tout règlement ainsi adopté.
2.06 PRIMAUTÉ. En cas de contradiction entre la Loi, l'acte constitutif ou les règlements, la Loi prévaut sur l'acte constitutif et les règlements et l'acte constitutif prévaut sur les règlements.
3.SIÈGE SOCIAL
3.01 SIÈGE SOCIAL. Le siège social de la corporation est situé à Montréal.
4. SCEAU
4.01 CARACTÈRE FACULTATIF DU SCEAU. Il n'est pas nécessaire que la corporation ait un sceau et en aucun cas, un document émanant de la corporation n'est invalide pour le motif que le sceau n'y est pas apposé. La corporation peut cependant posséder un ou plusieurs sceaux.
4.02 FORME ET TENEUR. Les administrateurs peuvent déterminer le sceau de la corporation et préciser sa forme et sa teneur.
4.03 CONSERVATION ET UTILISATION. Le cas échéant, le sceau est gardé au siège social de la corporation et seule une personne autorisée pourra l'apposer sur un document émanant de la corporation.
5. LES MEMBRES
5.01 CATÉGORIES. La corporation comprend: les membres et les membres honoraires, désignés dans ce dernier cas en application de l'article 11.03.
5.02 MEMBRES. Toute personne peut devenir membre en adressant une demande à la corporation. Si elle consacre une partie de son temps aux activités intellectuelles et qu'elle manifeste de l'intérêt pour les débats d'idées, elle peut devenir membre à condition de souscrire aux objectifs des Intellectuels pour la Souveraineté (IPSO) et de payer la cotisation pour l'année en cours.
5.03 MEMBRES HONORAIRES. Les administrateurs peuvent désigner chaque année, comme membre honoraire de la corporation, toute personne ayant rendu service à la corporation, notamment par son travail ou par ses donations, en vue de promouvoir la réalisation de ses objectifs.
5.04 CARTES. Les administrateurs peuvent émettre des cartes de membre et en approuver la forme et teneur.
5.05 DROIT D'ADHÉSION ET DE COTISATION. La cotisation annuelle des membres et les modes de son paiement sont fixés par les administrateurs. La cotisation annuelle est exigible avant la date de l'assemblée annuelle des membres de la corporation.
5.06 SUSPENSION ET EXPULSION. Le conseil d'administration peut, par résolution adoptée par au moins les deux tiers de ses membres, lors d'une assemblée spéciale convoquée à cette fin, suspendre, pour une période qu'il détermine, ou expulser tout membre qui néglige de payer sa cotisation annuelle, ne respecte pas les règlements de la corporation ou agit contrairement aux intérêts de la corporation.
5.07 DÉMISSION. Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au secrétaire général de la corporation. Sa démission prend effet sur acceptation des administrateurs ou soixante jours après son envoi, selon le premier des deux événements. Elle ne libère toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due à la corporation avant que sa démission ne prenne effet.
6. ASSEMBLÉES DES MEMBRES
6.01 ASSEMBLÉE ANNUELLE. L'assemblée annuelle des membres de la corporation a lieu chaque année au siège social de la corporation ou à tout autre endroit au Québec, à la date et à l'heure que les administrateurs déterminent par résolution.
Cette assemblée se tient aux fins de d'entendre le rapport du président et d'adopter les états financiers, d'élire les administrateurs et de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont l'assemblée des membres peut être légalement saisie. De plus, toute assemblée annuelle peut constituer une assemblée spéciale habilitée à prendre connaissance et à décider de toute autre affaire pouvant être décidée lors d'une assemblée spéciale. L'assemblée annuelle peut aussi avoir lieu ailleurs qu'au Québec, sur consentement unanime des membres.
6.02 ASSEMBLÉE SPÉCIALE. Une assemblée spéciale des membres peut être convoquée par les administrateurs ou par le président soit au siège social de la corporation, soit en tout autre endroit que déterminent les administrateurs ou le président.
6.03 CONVOCATION SUR DEMANDE DES MEMBRES. Une assemblée spéciale des membres doit être convoquée à la requête d'au moins un dixième des membres. Cette requête doit indiquer en termes généraux l'objet de l'assemblée requise. être signée par les requérants et déposée au siège social de la corporation. Sur réception d'une telle requête. il incombe au président ou au secrétaire général de convoquer l'assemblée conformément aux règlements de la corporation. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres eux-mêmes, conformément à la Loi.
6.04 AVIS DE CONVOCATION. Avis de convocation de chaque assemblée annuelle et de chaque assemblée spéciale des membres doit être expédié aux membres ayant droit d' assister à l'assemblée. Cette convocation se fait au moyen d'un avis transmis par la poste, par messager, par télécopieur ou par courrier électronique, à l'adresse respective de ces membres, telle qu'elle apparaît aux livres de la corporation. au moins trois jours juridiques avant la date fixée pour l'assemblée générale annuelle et un jour pour l'assemblée spéciale. Si l'adresse de quelque membre n'apparaît pas aux livres de la corporation, l'avis peut être transmis par messager ou par la poste à l'adresse où, au jugement de l'expéditeur, il est le plus susceptible de parvenir à ce membre dans les meilleurs délais.
6.05 CONTENU DE L'AVIS. Tout avis de convocation à une assemblée des membres doit mentionner le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. L'avis de convocation à une assemblée annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l'assemblée à moins que l'assemblée ne soit convoquée pour ratifier un règlement ou pour décider de toute autre affaire devant être soumise à une assemblée spéciale. L'avis de convocation à une assemblée spéciale doit mentionner en termes généraux les objets de l'assemblée.
6.06 RENONCIATION À L'AVIS. Une assemblée annuelle ou spéciale des membres peut validement être tenue en tout temps ou pour tout motif sans l'avis de convocation prescrit par la Loi ou les règlements, pourvu que tous les membres renoncent par écrit à cet avis. Pour les fins de renonciation à l'avis de convocation, l'expression "par écrit" doit s'interpréter largement et la renonciation peut s'effectuer par télégramme, télex, câble, télécopieur, courrier électronique ou sous toute autre forme écrite. Cette renonciation à l'avis de convocation de l'assemblée peut intervenir, soit avant, soit pendant, soit après la tenue de cette assemblée. De plus, la présence d'un membre à l'assemblée équivaut à renonciation, sauf s'il y assiste spécialement pour s'opposer à sa tenue en invoquant l'irrégularité de sa convocation.
6.07 IRRÉGULARITÉS. Les irrégularités affectant l'avis de convocation ou son expédition, l'omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu'un tel avis ne parvienne pas à un membre n'affectent en rien la validité d'une assemblée des membres.
6.08 PRÉSIDENT D'ASSEMBLÉE. Le président de la corporation ou un vice-président par ordre d'ancienneté préside aux assemblées des membres. À défaut du président ou d'un vice-président, les membres présents peuvent choisir parmi eux un président d'assemblée. Le président de toute assemblée des membres peut voter en tant que membre et l'absence de disposition à ce sujet dans la Loi ou l'acte constitutif. Il n'a pas droit à un vote prépondérant en cas d'égalité des voix.
6.09 QUORUM. La présence de dix pour-cent des membres constitue un quorum pour l'assemblée des membres. Lorsque le quorum est atteint à l'ouverture d'une assemblée des membres. les membres présents peuvent procéder à l'examen des affaires de cette assemblée, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée.
6.10 AJOURNEMENT. À défaut d'atteindre le quorum à une assemblée des membres, les membres présents ont le pouvoir d'ajourner l'assemblée jusqu'à ce que le quorum soit obtenu. La reprise de toute assemblée ainsi ajournée peut avoir lieu sans nécessité d'un avis de convocation lorsque le quorum requis est atteint; lors de cette reprise, les membres peuvent procéder à l'examen et au règlement des affaires pour lesquelles l'assemblée avait été originalement convoquée.
6.11 VOTE. Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu'un vote au scrutin ne soit demandé ou que le président de l'assemblée ne prescrive une autre procédure de vote. À toute assemblée des membres, la déclaration du président de l'assemblée qu'une résolution a été adoptée ou rejetée à l'unanimité ou par une majorité précise est une preuve concluante à cet effet sans qu'il ne soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage de voix enregistrées en faveur ou contre la proposition.
6.12 VOTE AU SCRUTIN. Le vote est prix au scrutin lorsque le président ou au moins dix pour-cent des membres le demande. Chaque membre remet au scrutateur un bulletin de vote sur lequel il inscrit son nom et le sens dans lequel il exerce son vote.
6.13 SCRUTATEURS. Le président de toute assemblée des membres peut nommer une ou plusieurs personnes, qu'elles soient ou non des dirigeants ou des membres de la corporation, pour agir comme scrutateurs à toute assemblée des membres.
6.14 RÉSOLUTION TENANT LIEU D'ASSEMBLÉE. Les résolutions écrites. signées par tous les membres habilités à voter sur ces résolutions lors des assemblées des membres, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations des assemblées des membres.
7. LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
7.01 COMPOSITION. La corporation est administrée par un c.a composé d’au moins 15 et d’au plus 17 membres.
7.02 CENS D'ÉLIGIBILITÉ. Seuls peuvent être administrateurs les membres en règle de la corporation.
7.03 ÉLECTION. Avant l’AG, les membres du c.a. préparent une liste d’au plus 15 personnes intéressées à présenter leur candidature. Lors de l’AG, une période de mise en candidatures est ouverte et d’autres candidatures peuvent être proposées. Si au terme de la mise en candidatures, il y a 15, 16 ou 17 candidats, ces personnes sont déclarées élues par acclamation. S’il y a plus de 17 mises en candidatures, il y a élection au scrutin secret et les 17 personnes ayant obtenu le plus de voix sont déclarées élues.
7.04 DURÉE DES FONCTIONS. Chaque administrateur demeure en fonction pour une année ou jusqu'à ce que son successeur soit élu, à moins que son mandat ne prenne fin avant terme. L'administrateur dont le mandat se termine est rééligible.
7.05 DÉMISSION. Tout administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir au siège social de la corporation, par courrier recommandé ou par messager, une lettre de démission. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à tout autre date ultérieure indiquée par l'administrateur démissionnaire.
7.06 DESTITUTION. À moins de disposition contraire de l'acte constitutif, tout administrateur peut être destitué de ses fonctions avant terme, avec ou sans motif, par les membres ayant le droit de l'élire réunis en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, au moyen d'une résolution adoptée à la majorité simple. L'administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l'heure de l'assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu par la loi pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l'assemblée. exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.
7.07 FIN DU MANDAT. Le mandat d'un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou s'il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.
7.08 REMPLACEMENT. Tout administrateur dont la charge est devenue vacante peut être remplacé par le conseil d'administration au moyen d'une simple résolution. L'administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste non expiré de son prédécesseur.
7.09 RÉMUNÉRATION. Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Ils peuvent toutefois être rémunérés à titre d'officiers ou d'employés de la corporation. Par ailleurs, le conseil d'administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l'exercice de leurs fonctions.
7.10 INDEMNISATION. La corporation peut, au moyen d'une résolution du conseil d'administration, indemniser ses dirigeants. présents ou passés; de tous frais et dépenses, de quelque nature qu'ils soient, encourus en raison d'une poursuite civile, criminelle ou administrative à laquelle ils étaient parties en cette qualité, à l'exception des cas où des dirigeants ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Aux fins d'acquittement de ces sommes, la corporation peut souscrire une assurance au profit de ses dirigeants.
7.11 CONFLITS D'INTÉRÊT OU DE DEVOIRS. Tout administrateur ou dirigeant qui se livre à des opérations de contrepartie avec la corporation. qui contracte à la fois à titre personnel avec la corporation et à titre de représentant de cette dernière ou qui est directement ou indirectement, intéressé dans un contrat avec la corporation, doit divulguer son intérêt au conseil d'administration et, s'il est présent au moment où celui-ci prend une décision sur le contrat, s'abstenir de voter sur ce contrat.
8. POUVOIRS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
8.01 PRINCIPE. Le conseil d'administration exerce tous les pouvoirs de la corporation sauf ceux qui sont réservés expressément par la Loi aux membres.
8.02 DÉPENSES. Le conseil d'administration peut autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs de la corporation. Il peut également par résolution, permettre à un ou plusieurs officiers d'embaucher des employés et de leur verser une rémunération.
8.03 DONATIONS. Le conseil d'administration peut prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à la corporation de solliciter, d'accepter ou de recevoir des dons ou des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs dé la corporation.
8.04 POUVOIRS DE RÉGLEMENTATION. Le conseil d’administration (C.A.) a notamment le pouvoir d’adopter un règlement de régie interne établissant les règles applicables à ses séances, déterminant ses fonctions et décrivant le nombre et les fonctions de ses dirigeants. Ce règlement de régie interne peut aussi prévoir les responsabilités, la composition et le fonctionnement des comités permanents, dont le comité exécutif, et des comités ad hoc ainsi que certaines dispositions administratives et financières autorisées par la loi.
Ledit règlement de régie interne du C.A. entre en vigueur le jour de son approbation et le demeurera tant qu’il ne soit pas révoqué ou modifié par le C.A.
Règlement de régie interne adopté en Conseil d'administration en septembre 2011
SECTION I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Dans le présent règlement, on entend par:
a) Organisme: les Intellectuels pour la souveraineté (IPSO);
b) C. A. : le conseil d'administration des Intellectuels pour la souveraineté (IPSO);
c) Loi : la Loi sur les Compagnies et ses amendements subséquents;
d) C. E. : le comité exécutif des Intellectuels pour la souveraineté (IPSO);
e) membre : un membre du C.A. des Intellectuels pour la souveraineté (IPSO);
SECTION II. SÉANCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
2. Le C.A. se réunit selon les besoins et au moins six fois l'an. Il tient ses séances au siège social ou à tout autre endroit au Québec dont il convient.
3. Une séance du C.A. est convoquée par le président ou fixée par résolution du C.A.
4. Lorsqu'une séance régulière du C.A. est convoquée, le secrétaire transmet à chaque membre,
par messager, télécopie ou courrier électronique, à sa dernière adresse connue, un avis par écrit, au moins sept jours avant la date de la tenue de la séance; cet avis de convocation peut aussi être donné verbalement.
Une séance spéciale du C.A. peut être convoquée verbalement ou par écrit, par messager, télécopie ou courrier électronique, et le délai de convocation n'est alors que de six heures.
5. Le président est tenu de convoquer une séance spéciale du C.A. sur demande écrite d'au moins
trois membres.
S'il n'accède pas à cette demande dans les quarante-huit heures de sa réception, ces membres peuvent convoquer eux-mêmes cette séance, ou demander au secrétaire de le faire, par avis écrit transmis par messager, télécopie ou courrier électronique à tous les autres membres au moins un jour franc avant la tenue de la séance.
6. Une séance du C.A. peut être tenue sans avis de convocation si tous les membres sont présents
ou y renoncent ou si tous les membres manifestent par écrit leur consentement à la tenue de la séance ou en ratifient la tenue.
7. Le quorum des séances du C.A. est de la majorité de ses membres. La vérification du quorum peut être demandée à tout moment au cours d'une réunion. S'il n'y a pas quorum, la séance est remise et un nouvel avis de convocation doit être envoyé.
8. Les décisions du C.A. sont prises à la majorité des voix exprimées des membres présents. En cas de partage, le président a voix prépondérante.
Le vote est donné verbalement, sauf si un vote secret est demandé par un membre, dûment appuyé, et qu'il en est ainsi décidé par la majorité des membres présents.
À moins que le vote secret ne soit demandé, la déclaration par le président ou le membre qui le remplace qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité ou par une majorité, ou n'a pas été adoptée, fait preuve sans autre formalité.
Lors d'un vote, l'abstention est interprétée comme l'expression de la volonté de l'abstentionniste de s'en remettre aux membres qui expriment un choix.
Un membre qui n'a pu assister à une séance du C.A. et qui est en désaccord avec une résolution adoptée par ce dernier peut faire inscrire sa dissidence au regard de cette résolution lors de l'adoption du procès-verbal de ladite séance.
Un membre est considéré avoir démissionné du C.A. s'il est absent de trois séances successives, sans en avoir avisé au préalable le président ou le secrétaire.
9. Une séance régulière ou spéciale du C.A. peut être tenue à l'aide de moyens permettant à tous les membres participants de communiquer oralement ou électroniquement entre eux sur place ou à distance, notamment par téléphone ou tout autre moyen de télécommunication, si tous les membres y consentent.
10. Une séance du C.A. peut être ajournée par résolution à cet effet à une date ou à un moment subséquent et un nouvel avis de convocation n'est pas alors requis.
11. Une résolution signée par tous les membres a la même valeur et le même effet que si elle avait été adoptée à une séance du conseil d'administration. Une telle résolution est conservée avec les procès-verbaux des délibérations du C.A. ou dans le livre des résolutions.
SECTION III. FONCTIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
13. Le C.A. exerce les fonctions suivantes:
a) il adopte les orientations de l’organisme;
b) il adopte le plan d’action de l’organisme et le rapport annuel d'activités;
d) c) il approuve le budget annuel ainsi que les états financiers;
e) il approuve, le cas échéant, le code d'éthique et de déontologie applicable aux membres du C.A., aux membres des jurys et des comités;
f) il approuve les règlements qui régissent les activités du C.A., et de ses comités permanents ou ad hoc et toute politique, règlement ou plan;
g) il détermine les délégations d'autorité dans les limites prévues par la loi;
h) il approuve, le cas échéant, les politiques de communication;
i) il décide des études ou publications à entreprendre et assure la diffusion des documents approuvés par le conseil d’administration ou par les comités permanents ou ad hoc;
j) il approuve la politique concernant les jurys et les comités;
j) il peut former des comités du C.A. et des comités ad hoc, des jurys et il détermine leur composition et leur mandat;
k) il délègue au comité exécutif l'approbation des engagements financiers de 2 000 $ ou moins;
l) il délègue au comité exécutif, l'approbation des personnes autorisées à signer les actes, documents ou écrits au nom de l’organisme et des personnes, autres que le président, désignées pour signer au nom de l’organisme les chèques, traites, billets à ordre, acceptations, lettres de change, ordres de paiement et autres instruments de même nature qui peuvent être établis, signés, tirés, acceptés, endossés.
14. Outre les responsabilités usuelles dévolues aux membres d'une corporation ou prévues à la Loi,
les membres du C.A. ont notamment les responsabilités suivantes:
a) ils font partie des comités du C. A.;
b) ils se conforment en tous points aux règles d'éthique de l’organisme, notamment aux dispositions relatives à la confidentialité et aux conflits d'intérêts.
SECTION IV. LES DIRIGEANTS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
15. Le président est désigné par le C.A. pour une période d’un an et son mandat peut être renouvelé.
16. Le président exerce notamment les fonctions suivantes:
a) Il préside les séances du C.A. et les assemblées des membres, à moins dans ce dernier cas qu’un président d’assemblée ne soit nommé et n’exerce cette fonction.;
b) Il surveille, administre et dirige les activités de l’organisme, voit à l’exécution des décisions du C.A. et s'assure que les membres sont bien renseignés sur les activités de l’organisme;
c) il peut être membre de tout comité, il peut assister aux réunions des comités dont il n'est pas membre et il veille à la coordination de tous les comités;
d) il s'assure que les décisions du C.A. et du C.E. sont exécutées;
e) il est le représentant officiel de l’organisme et son porte-parole auprès des gouvernements, des autres organismes ainsi que du public;
f) il remplit les autres fonctions qui peuvent lui être attribuées par le C.A.;
17. Le vice-président est désigné par le C.A. pour une période d’un an et son mandat peut être renouvelé. Il exerce notamment les fonctions suivantes:
a) il remplace le président en son absence ou si celui-ci est empêché d’agir et il exerce alors toutes les prérogatives du président;
b) ) il peut être membre de tout comité, il peut assister aux réunions des comités dont il n'est pas membre;
c) il assume les fonctions prévues au paragraphe e) de l'article 16 du présent règlement sur demande expresse du président;
d) il remplit les autres fonctions qui peuvent lui être attribuées par le conseil d'administration. En l'absence du président et du vice-président, le C.A. désigne l'un de ses membres pour présider les séances du C.A. ou du C.E. et remplacer le président.
18. Le secrétaire est désigné par le C.A. pour une période d’un an et son mandat peut être renouvelé. Il exerce notamment les fonctions suivantes:
a) Le secrétaire assiste aux assemblées des membres, aux séances du C.A. et du C.E. et en rédige tous les procès-verbaux ;
b) Il s’occupe de la correspondance et remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le présent règlement, par le C.A. ou par le C.E.;
c) Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux qu’il contre-signe, du sceau de l’organisme et de tous les autres registres corporatifs ;
d) Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres ;
e) Il signe, avec le président, les contrats et les documents pour les engagements de l’organisme
et rédige les rapports requis par diverses lois.
19. Le trésorier est désigné par le C.A. pour une période d’un an et son mandat peut être renouvelé. Il a la charge et la garde des fonds de l’organisme et de ses livres de comptabilité et exerce notamment les fonctions suivantes:
a) Il veille à l’administration financière de l’organisme ;
b) Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts ;
c) Il doit laisser examiner les livres et les comptes de l’organisme par les administrateurs ;
d) Il rend compte de la situation financière de l’organisme et des transactions faites par lui en sa qualité de trésorier lorsque requis par le C.A. ou le C.E.
SECTION V. COMPOSITION ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ EXÉCUTIF
20. Le comité exécutif est un comité permanent formé par le C.A..
21. Le comité exécutif est composé du président, du vice-
président, du trésorier, du secrétaire et d’un conseiller pour un mandat d’un an. En cas de vacance d’un membre du comité exécutif le C.A. pourvoit à son remplacement pour la période non écoulée du mandat du membre remplacé.
22. Le comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs du C.A. pour l’administration courante des affaires de l’organisme conformément aux orientations décidées par le C.A.
Le comité exécutif exerce notamment les fonctions suivantes :
a) il assure la mise en application des résolutions du C.A. et la réalisation de ses mandats et objectifs;
b) il fixe la date et l’ordre du jour des réunions du C.A.;
c) il approuve les engagements financiers de 2 000 $ et moins;
d) il fixe le montant des cotisations annuelles pour chaque catégorie de membres;
e) Il forme également, au besoin, des comités permanents ou ad hoc. Il apporte aide et soutien aux travaux des comités permanents ou ad hoc;
f) il élabore ou applique toute politique de communications ou de publicité jugée nécessaire;
g) il assure la communication et la liaison avec les organisations du mouvement souverainiste et le grand public;
h) il recommande au C.A. l'approbation des règlements de l’organisme;
i) il désigne les personnes, autres que le président, habilitées à signer les actes, documents ou écrits au nom de l’organisme;
j) il désigne les personnes, autres que le président, autorisées à signer au nom de l’organisme les documents relatifs aux affaires bancaires, soit les chèques, traites, billets à ordre, acceptations, lettres de change, ordres de paiement et autres instruments de même nature qui peuvent être établis, signés, tirés, acceptés, endossés;
k) il effectue tout mandat que peut lui confier le C.A.;
l) il réfère pour information particulière ou pour décision du C.A., tout dossier qu'il juge pertinent de lui soumettre.
23. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque assemblée du C.A. et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.
24. Le comité exécutif se réunit chaque fois que cela est nécessaire, et au moins tous les deux mois. Le comité exécutif est réuni, soit sur l’initiative du président, soit à la demande d’au moins deux de ses membres.
25. Le comité exécutif peut valablement délibérer lorsque trois de ses membres sont présents. Les décisions du C.E. sont prises à la majorité des voix exprimées des membres présents. En cas de partage, le président a voix prépondérante.
SECTION VI
COMPOSITION DES COMITÉS PERMANENTS ET DES COMITÉS AD HOC
26. Les comités permanents, les jurys ou comités ad hoc sont formés par le C.A. pour réaliser certains mandats ou études jugés utiles et nécessaires. Au moment de leur formation, le C.A. détermine leur mandat et fixe leur composition. Chaque comité permanent est composé exclusivement de membres désignés parmi les membres du C.A.. Quant aux comités ad hoc, ils sont formés d'au moins un membre du C.A. et de membres externes au besoin. Lorsqu'un comité permanent souhaite utiliser les services d'experts externes, il transmet un avis préalable au président.
La durée du mandat des membres des comités permanents ne peut excéder un an à compter de leur désignation ou nomination. Tout mandat peut être renouvelé. La durée du mandat des comités ad hoc est déterminée lors de sa création.
L'abolition d'un comité met un terme à tous les mandats en cours.
Le fait de cesser d'être un membre du C.A. met un terme au mandat de ce membre au sein des comités du C.A.
Chaque comité fait rapport au C.A. sur les résultats de ses travaux. Il soumet également annuellement à celui-ci un sommaire de ses travaux afin d’en faire rapport à l’assemblée générale. Ce sommaire porte sur l'exécution de son mandat.
SECTION VII. SÉANCES DES COMITÉS PERMANENTS ET DES COMITÉS AD HOC
27. Chaque comité permanent ou chaque comité ad hoc se réunit au moins quatre fois l'an. Il tient sa séance à l'endroit fixé dans l'avis de convocation. Le C.A. peut dispenser un comité de se réunir en cas d'impossibilité ou d'incapacité de le faire ou à défaut d'objet.
28. Une séance d'un comité est convoquée par le président du comité.
29.
31. Le quorum de chaque comité est constitué par un nombre équivalent à la majorité des membres du comité.
32. Les résolutions ou recommandations d'un comité sont prises à la majorité des voix exprimées des membres présents. En cas de partage, le président du comité a voix prépondérante.
33. Une séance d'un comité peut être tenue à l'aide de moyens permettant aux membres de communiquer oralement ou électroniquement entre eux par téléphone ou tout autre moyen de télécommunication.
34. Le président de chaque comité peut, avec le consentement des membres présents à une séance, ajourner toute séance à une date ou à un moment et dans un endroit qu'il détermine sans qu'il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation.
35. Un membre d'un comité est considéré avoir démissionné du comité s'il est absent, sans motif, de trois séances successives de ce comité.
SECTION VIII. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES
36. Le procès-verbal contient un exposé sommaire des délibérations, ainsi que le texte des résolutions ou recommandations adoptées lors de chacune des séances.
37. En l'absence du secrétaire, ses fonctions sont dévolues à la personne que le président nomme pour assumer l'intérim.
Le secrétaire ou, en son absence, le président certifie les procès-verbaux; il peut également certifier les extraits des procès-verbaux, les documents et copies qui émanent de l’organisme ou qui font partie de ses archives.
38. Le président et toute autre personne désignée par lui sont autorisés et habilités à répondre au nom de l’organisme à tout bref, déclaration, ordonnance ou procédure émise dans le cas d'une procédure judiciaire ou autrement et à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telles procédures. Le C.A. ratifiera toutes les personnes nommées par le président lors de la séance suivante.
L’organisme assume la défense de son représentant qui est poursuivi par un tiers pour un acte posé dans l'exercice de ses fonctions et paie, le cas échéant, les dommages-intérêts résultant de cet acte, sauf s'il a commis une faute lourde ou une faute personnelle séparable de l'exercice de ses fonctions.
Toutefois, lors d'une poursuite pénale ou criminelle, l’organisme n'assume que le paiement des dépenses de son représentant qui avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi ou le paiement des dépenses de son représentant qui a été libéré ou acquitté.
39. Les actes, documents ou écrits de l’organisme sont signés au nom de l’organisme par le président ou par toute autre personne désignée par le C.E. dans les limites du mandat qu'il lui confère.
40. Les chèques, traites, billets à ordre, acceptations, lettres de change, ordres de paiement et autres instruments de même nature peuvent être établis, signés, tirés, acceptés, endossés, selon le cas, par le président ou d'autres personnes dûment désignées par le comité exécutif.
41. Le présent règlement entre en vigueur le jour de son approbation par le C.A.
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